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超感人~!99%的人看了都哭了~!(必看)

 

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轉載~Cheers快樂工作人雜誌:做好時間管理,不如改正工作習慣

 

vemma龍哥的話:聽過龍哥的課的夥伴一定知道,龍哥白天上班,假日讀書,就只能利用晚上的時間及平常瑣碎的時間經營vemma,所以大家會常聽到龍哥說,要做好時間管理,要訂定目標,要一直往前衝,這樣就能辦到,如下的文章內容有更仔細的說明,提供大家參考,大家加油。

時間管理的第1守則,就是“Do the right thing right.”(用對的方法做對的事情)。

但是多數人只做到前半段,卻忘了後半段。翻開許多談論時間管理的書籍或文章,內容一定是告訴你,如何依據事情的輕重緩急,設定優先順序。

但事實上,如何用對的方法做對的事情,其實更重要。

做事有方法,時間自然變多

交通大學資訊管理研究所教授黎漢林就曾要求EMBA學生1年要看完100本書,當場引起大老闆們的激烈抗議。工作的事情都處理不完了,怎麼可能還有時間讀這麼多書?

直到學期最後,大家才恍然大悟是怎麼一回事。「我想測試看看,有幾個人可以找到最有效的讀書方法,」黎漢林說。事後他才向EMBA學生解釋什麼是有效的閱讀方法,從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中,抓住整本書核心概念,再用簡短的字數描述這個概念,就能吸收到一本書的精華。

改善時間管理,不只是討論哪些事情該做、哪些不該做,你還得更進一步改變做事方法,多注意平常忽略掉的小細節,讓工作流程達到「最佳化」,大幅減少時間浪費。

該如何開始?美國卡內基訓練公司(Dale Carnegie & Associates)前執行長、目前擔任史都華李文顧問公司(Stuart Levine & Associates)執行長的史都華.李文(Stuart R. Levine),在《關鍵時刻》(Cut to the Chase)這本新書提供了有用解答。

1 思考要慢,執行要快。有些事情一旦你決定了,就無法再回頭,或者事後得花雙倍的力氣去調整。

如果你真的想要節省時間,「第一次就要做對」是很重要的原則,寧可事前多花點時間,仔細討論,想清楚再動手,即使事後仍需要調整,但也不至於會太過離譜。

2 再三確認,知道你該做什麼。如果你一開始就會錯意,不清楚對方要的是什麼,就是在浪費時間做白工。很多時候,甚至你覺得很清楚對方的意思,最後卻發現相差十萬八千里。到底是對方沒說清楚,還是你的理解能力有問題?

假設你的主管要求你下星期報告最近的重大經濟趨勢,你可以自己先設想,哪些內容會是主管想要的,然後立即和主管討論,確定你們彼此之間的認知是一致的,就可以開始工作。

但是如果主管交代完,你就直接問比較細節的問題,例如是哪些經濟趨勢,一時之間他可能也很難說清楚,不如先做大略的研究,提出你初步的構想,再和主管確認最後內容的走向,會更有效率。

3 時間壓力愈大,工作效率愈高。規畫工作行程表時,不要只是列出該做的工作項目,還要在旁邊寫上預計完成的時間。一旦有了時間限制,就有了限期完成的壓力,工作時會比較專注,而不會毫無限制的拖延。

李文在規畫每天的工作行程之前,除了列出工作項目,還會寫上預計要花費的時間,等到一天的工作結束之後,再把實際花費的時間寫出來,包括中途被打斷的時間,相互比較,這樣就可以清楚知道自己是否預估正確,下次預估的精準度就會提高。

4 工作之前,先把辦公桌清理乾淨。如果你去知名餐廳或飯店的廚房就可以發現,廚師在開始烹飪之前,必定會把需要用到的食材和工具依照先後順序整齊地排列好。

同樣的,工作時不要把時間浪費在找東西。開始工作之前,請先空出一個乾淨的桌面出來,再把可能需要用到的資料或物品,放在方便拿取的地方。

5 向外求助,別閉門造車。如果你新接某個工作或專案,先詢問有經驗的同事或主管,什麼樣的工作方式最有效率,不要浪費時間自己去摸索,以免走錯方向。

平常,也應該多觀察他人不錯的工作習慣,自己多加學習,例如如何整理檔案文件、管理客戶等,這些都是伸手可及、立即可用的方法,應多加利用。

6 凡事主動,等待只是浪費時間。每次當有人說「我再打給你」這句話時,就當作他沒說過。請別浪費時間等待對方的回音,直接拿起電話打給對方,才是明智之舉。

或是,你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人,先詢問他,你是否可以直接聯絡那個人,一方面表示尊重,另一方面又可以節省等待的時間。

7 改變自己,適應其他人的工作習慣。工作的完成需要有很多人的共同參與,但是每個人習慣的工作方式都不一樣,往往容易引起不必要的時間浪費。

要改變別人,不如先改變自己,順應別人的工作方式,讓流程的進行可以更有效率。平常互動時,多觀察對方的工作習慣,或是他最討厭別人有哪些壞習慣,避免自己踩到地雷。

8 成功也要花時間分析。我們常要求自己了解犯錯背後的原因,避免下次再犯。

但是,你也應該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。下次再遇到類似情況時,你才知道如何達到成果。當你知道成功的原因,又能避免可能的錯誤,才能有絕對的把握。

 

避開浪費時間的4大元凶

提高工作效率的同時,也要避免浪費時間的活動。鄧肯集團顧問公司(The Duncan Group)負責人及暢銷書作家陶德.鄧肯(Todd Duncan)列舉出一般人最常見的4種浪費時間的原因。

1 多做沒有必要的工作。你之所以覺得時間不夠用,主要原因在於把時間浪費在沒有必要的干擾。

當然,干擾是無法避免的,總是有緊急事情需要處理,但是你還是可以做一些防範工作。

例如,你可以申請2個行動電話號碼,一是工作上使用,另外則是與家人或朋友聯絡時使用,就可以避免在上班時間接到朋友打來、但不是很重要或緊急的電話,減少無謂的干擾。

電子郵件的使用也是一樣。美國聖路易斯大學傳播學教授佩吉.透納(Paaige Turner)建議,你可以依據不同類別的寄信人,設立不同的帳號,讓自己可以更有效管理。

另外也可以使用自動回覆的功能,告訴對方你在哪個時段才會回信,這樣就可以安心地只在某個時段回信,又不會讓對方覺得你工作效率不佳,沒有即時給對方回音。

最後,每天傍晚可以留大約半小時?1小時的時間,用來回覆內容較為複雜、或需要詳細解說的信件,一次就溝通清楚,而不是急著回覆對方,結果來來回回好幾次才搞定,這也是在浪費時間。

2 當濫好人。這種人不論別人有什麼要求,都照單全收。特別是做業務的,為了搶生意,客戶各種無理的要求也忍氣吞聲的答應,做了太多超出業務範圍以外的事情,其實大可不必這樣做。

你應該要自己設定界線,哪些可以為客戶做、哪些不可以,只要有清楚的原則,客戶也會接受。如果你自己沒有原則,只會讓對方得寸進尺,最後吃虧的還是自己。

3 迷信科技產品。科技產品確實能幫助我們增加效率,但是如果做得太過,也可能讓工作沒效率。

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可愛BB 一撕紙就笑

可愛BB 一撕紙就笑  

小孩就是天真無邪,想想自己,以前是不是也這樣,或有什麼特別記憶深刻的,可分享讓大家知道喔~

 

 

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